PORSCHE Feature Intake
Administrator

Formulir Internal

Daftar Pertanyaan DMS

Kuesioner kebutuhan untuk pembuatan Dealer Management System (DMS). Diisi oleh setiap divisi sesuai bagiannya; bagian Pimpinan / Umum diisi pemilik atau pimpinan. Tulis apa adanya sesuai cara kerja sehari-hari. Jika sebuah pertanyaan tidak relevan, jangan dikosongkan - tulis salah satu: "Tidak kami lakukan", "Di luar software - pakai: ___", "Belum tahu / perlu dibahas", atau "Pertanyaan kurang jelas". Bila memungkinkan, lampirkan contoh dokumen yang biasa dipakai (PO, work order, invoice, contoh Excel, dan sebagainya).

Identitas Pemohon
Detail Permintaan

Pilih divisi Anda terlebih dahulu untuk menampilkan daftar pertanyaan.

Apa 3 masalah terbesar dari software yang dipakai sekarang yang paling ingin diselesaikan?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Siapa saja yang menjabat sebagai supervisor/kepala divisi yang perlu hak khusus (menyetujui, menyunting, atau membuka data lebih banyak)?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Kalau terjadi salah input (misalnya invoice salah): siapa yang seharusnya boleh memperbaiki, dan apakah perlu disetujui atasan dulu sebelum perubahan tersimpan?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Laporan apa saja yang rutin dilihat pimpinan, dan seberapa sering (harian / mingguan / bulanan)?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Software ini akan dibuka dari mana saja - hanya di kantor, atau juga lewat HP / dari luar kantor?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah ada alat atau aplikasi lain yang harus tetap terhubung dengan software baru? (contoh: mesin absensi, aplikasi pajak/e-faktur, WhatsApp, bank)*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah dealer punya lebih dari satu cabang/lokasi?*

Jawab Ya/Tidak. Bila Ya: apakah datanya digabung jadi satu atau dipisah per cabang? Sebutkan cabangnya.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Siapa satu orang dari pihak Anda yang menjadi penanggung jawab utama proyek ini (tempat kami bertanya dan meminta keputusan)?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Catatan & Kebutuhan Khusus - Pimpinan / Umum

Bebas diisi. Pancingan: hal yang dicatat di luar sistem (buku tulis/Excel/WhatsApp); pekerjaan rutin paling memakan waktu atau paling sering bikin kesal; laporan yang masih dihitung manual; satu kasus yang tidak mengikuti alur normal; fitur yang diharapkan tapi belum tertanya.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Barang apa saja yang dikelola, dan kira-kira ada berapa banyak jenis barang?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Coba ceritakan singkat alur dari barang masuk sampai barang keluar saat ini.*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Dokumen apa saja yang dibuat di divisi ini? (contoh: PO/pesanan ke supplier, surat jalan, faktur)*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Informasi apa yang harus dicatat untuk tiap barang? (contoh: kode barang, harga beli, harga jual, lokasi rak, jumlah)*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah perlu peringatan otomatis saat stok hampir habis? Kalau ya, di angka berapa biasanya perlu diingatkan?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Bagaimana cara menangani barang retur, rusak, atau tidak terpakai?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Siapa yang boleh mengubah harga jual dan menyesuaikan jumlah stok?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Laporan apa yang dibutuhkan divisi ini? (contoh: daftar stok, barang paling laku, barang lama tidak bergerak)*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah stok parts perlu langsung terhubung dengan divisi Service (saat parts dipakai untuk perbaikan) dan Accounting?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah ada lebih dari satu gudang yang stoknya perlu dipisah?*

Jawab Ya/Tidak. Bila Ya, sebutkan gudang-gudangnya.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Bagaimana cara menentukan nilai/harga pokok barang - pakai harga beli terakhir, harga rata-rata, atau cara lain?*

Penting karena memengaruhi laporan stok dan keuangan.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah satu barang bisa dibeli dari beberapa supplier? Perlukah mencatat harga dan lama pengiriman tiap supplier?

Opsional.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah ada kode barang yang berganti (kode lama diganti kode baru oleh pabrik)? Bagaimana menanganinya sekarang?

Opsional.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah satuan beli berbeda dengan satuan jual? (contoh: beli per dus, jual per pcs)

Opsional.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah barang punya barcode dan di-scan saat transaksi? Dan bagaimana cara melakukan stok opname (hitung fisik) sekarang?

Opsional.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah ada harga jual berbeda untuk pihak berbeda? (contoh: harga untuk Service internal vs harga counter vs grosir)

Opsional.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Catatan & Kebutuhan Khusus - Parts / Inventory

Bebas diisi. Pancingan: hal yang dicatat di luar sistem (buku tulis/Excel/WhatsApp); pekerjaan rutin paling memakan waktu atau paling sering bikin kesal; laporan yang masih dihitung manual; satu kasus yang tidak mengikuti alur normal; fitur yang diharapkan tapi belum tertanya.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Coba ceritakan alurnya dari pelanggan datang servis sampai selesai dan membayar.*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Dokumen apa yang dipakai di bengkel? (contoh: work order / perintah kerja, estimasi biaya, kartu servis)*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Informasi apa yang dicatat untuk setiap pekerjaan? (contoh: keluhan, nama mekanik, jasa yang dikerjakan, parts yang dipakai, lama pengerjaan)*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Bagaimana cara menghitung biaya jasa dan biaya parts untuk satu kali servis?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah perlu sistem booking/jadwal servis dan pengingat untuk pelanggan?*

Jawab Ya/Tidak. Bila Ya, jelaskan singkat kebutuhannya.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah perlu bisa melihat riwayat servis dari kendaraan atau pelanggan yang sama sebelumnya?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Siapa yang menyetujui estimasi biaya sebelum pekerjaan dimulai?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Bagaimana sebaiknya alur saat bengkel butuh parts - langsung ambil dari divisi Parts, atau pesan dulu?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Bagaimana cara menangani klaim garansi? (termasuk, bila ada, klaim ke pabrik/ATPM dan pelacakan penggantian biayanya)*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Laporan apa yang dibutuhkan? (contoh: pendapatan jasa, jumlah unit masuk, kinerja tiap mekanik)*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Informasi kendaraan apa yang dicatat (plat, nomor rangka/mesin, tipe, tahun, KM/odometer)? Apakah riwayat servis perlu menempel ke kendaraannya, bukan hanya ke pelanggan?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Bagaimana mekanik ditugaskan ke pekerjaan, dan apakah perlu mengukur kinerja/jam kerja tiap mekanik? Tarif jasa dihitung bagaimana - per paket pekerjaan (flat), per jam, atau daftar harga tetap?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Kalau di tengah pengerjaan mekanik menemukan kerusakan lain, bagaimana cara meminta persetujuan tambahan dan menambah pekerjaan ke work order?

Opsional.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Saat mengambil parts dari gudang - apakah perlu pesan/booking dulu, bisa ambil sebagian, dan mengembalikan parts yang tidak jadi dipakai?

Opsional.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah ada pengecekan/QC akhir sebelum kendaraan diserahkan kembali ke pelanggan?

Opsional.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Catatan & Kebutuhan Khusus - Service

Bebas diisi. Pancingan: hal yang dicatat di luar sistem (buku tulis/Excel/WhatsApp); pekerjaan rutin paling memakan waktu atau paling sering bikin kesal; laporan yang masih dihitung manual; satu kasus yang tidak mengikuti alur normal; fitur yang diharapkan tapi belum tertanya.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Coba ceritakan alurnya dari calon pembeli datang sampai unit terjual dan diserahkan.*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Data apa saja yang perlu disimpan tentang setiap calon pembeli (prospek)?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Dokumen apa yang dibuat? (contoh: surat pesanan kendaraan/SPK, kwitansi, faktur)*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Informasi apa yang dicatat untuk setiap unit yang dijual? (contoh: tipe, warna, nomor rangka/mesin, harga, diskon)*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Bagaimana proses pemberian diskon, dan siapa yang berhak menyetujuinya?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah ada penjualan secara kredit / leasing?*

Jawab Ya/Tidak. Bila Ya: leasing/finance mana saja yang biasa dipakai, dan bagaimana mencatat status pengajuannya?

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Bagaimana cara melacak unit mana yang masih tersedia, sudah dipesan, atau sudah terjual?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Bagaimana cara menghitung komisi untuk sales?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah perlu terhubung dengan Accounting (untuk pembayaran) dan Parts (untuk aksesoris tambahan)?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Laporan apa yang dibutuhkan? (contoh: penjualan per sales, sisa stok unit, pencapaian target)*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Bagaimana mengelola stok unit - pencatatan unit masuk/alokasi dari pabrik (ATPM), nomor rangka/warna/varian, umur stok (berapa lama unit diam), dan lokasi parkir fisik?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah dealer melayani tukar tambah (trade-in)?*

Jawab Ya/Tidak. Bila Ya, bagaimana cara menilai dan mencatat unit lama yang masuk?

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah ada uang muka / tanda jadi (booking fee) saat pesan? Apakah bisa dikembalikan, dan bagaimana dicatat?

Opsional.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Bagaimana alur dokumen kendaraan - faktur dari pabrik, BPKB/STNK, DO (surat jalan unit), dan PDI (cek sebelum serah)? Siapa pegang apa, dan kapan?

Opsional.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah menjual aksesoris tambahan atau asuransi bersama unit?*

Jawab Ya/Tidak. Bila Ya, bagaimana dicatat (terutama aksesoris yang diambil dari divisi Parts)?

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah perlu melacak keuntungan/HPP per unit (harga faktur dari pabrik vs harga jual, termasuk subsidi/diskon dari pabrik)?

Opsional.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Catatan & Kebutuhan Khusus - Showroom

Bebas diisi. Pancingan: hal yang dicatat di luar sistem (buku tulis/Excel/WhatsApp); pekerjaan rutin paling memakan waktu atau paling sering bikin kesal; laporan yang masih dihitung manual; satu kasus yang tidak mengikuti alur normal; fitur yang diharapkan tapi belum tertanya.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Pemasukan dan pengeluaran apa saja yang harus dicatat dari tiap divisi?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Dokumen keuangan apa yang dibuat? (contoh: invoice, kwitansi, jurnal, laporan keuangan)*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Saat ada salah input invoice: siapa yang seharusnya boleh memperbaiki, dan apakah perlu persetujuan dulu?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah transaksi dari Parts, Service, dan Showroom sebaiknya masuk otomatis ke keuangan, atau diinput manual?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Bagaimana penanganan pajak? (contoh: PPN, faktur pajak / e-faktur)*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Bagaimana cara mencatat utang ke supplier dan piutang dari pelanggan?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Metode pembayaran apa saja yang diterima? (contoh: tunai, transfer, kartu, cicilan)*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Laporan keuangan apa yang dibutuhkan, dan seberapa sering dibuat?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Siapa saja yang boleh melihat data keuangan, dan sampai level mana? (semua / hanya ringkasan / hanya divisinya)*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah perlu tutup buku per periode (bulanan/tahunan) yang setelah ditutup datanya tidak boleh diubah sembarangan?*

Jawab Ya/Tidak. Bila Ya, jelaskan singkat periodenya dan siapa yang berhak menutup.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah sudah punya daftar akun (Chart of Accounts) yang ingin dipertahankan? Dan apakah perlu melihat untung-rugi terpisah per divisi (Parts/Service/Showroom)?*

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Bagaimana mencatat harga pokok penjualan (HPP) untuk unit dan parts, dan di mana margin/laba dihitung?*

Terkait cara harga pokok di divisi Parts.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Bagaimana menangani uang muka / tanda jadi dan titipan dari pelanggan? (terkait booking fee di Showroom)

Opsional.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah perlu laporan umur piutang/utang (aging), rekonsiliasi bank, dan pencatatan beberapa rekening kas/bank termasuk kas kecil?

Opsional.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah dealer dikukuhkan sebagai PKP / memungut PPN?*

Jawab Ya/Tidak. Bila Ya: selain PPN, apakah ada pajak lain seperti PPh yang perlu dicatat? Sistem pajak apa yang dipakai sekarang (e-faktur / Coretax / lainnya)?

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Apakah pembayaran di atas nominal tertentu perlu persetujuan berjenjang? Kalau ya, berapa batas nominalnya dan siapa yang menyetujui?

Opsional.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Catatan & Kebutuhan Khusus - Accounting

Bebas diisi. Pancingan: hal yang dicatat di luar sistem (buku tulis/Excel/WhatsApp); pekerjaan rutin paling memakan waktu atau paling sering bikin kesal; laporan yang masih dihitung manual; satu kasus yang tidak mengikuti alur normal; fitur yang diharapkan tapi belum tertanya.

Opsional. Maks 5 berkas, 10 MB per berkas: foto/screenshot, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, PPT, ZIP.

Kolom bertanda * wajib diisi - boleh dengan teks atau lampiran.